Privacybeleid

Scouting Mgr. Bekkersgroep hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Persoonlijke gegevens van onze jeugdleden, leiding, bestuur, ouders en vrijwilligers worden door onze Scoutinggroep met de grootste zorgvuldigheid behandeld. Zo worden de VOG’s (verklaring omtrent het gedrag) van leiding en vrijwilligers en persoonsgegevens ten behoeve van het lidmaatschap geregistreerd in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Hierop is de privacywetgeving (AVG/GDPR) van toepassing. Op www.scouting.nl/privacy vind je het privacybeleid van Scouting Nederland. Je hebt via SOL (Scouts Online) (https://sol.scouting.nl) altijd toegang tot je eigen gegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Scouting Mgr. Bekkersgroep houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacybeleid;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Gegevens betreffende een aandoening, allergie, medicijngebruik e.d. (astma, eczeem, hooikoorts, ADHD, epilepsie, autisme o.i.d.) worden alleen met de leiding besproken en vastgelegd in een medisch dossier;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Scouting Mgr. Bekkersgroep zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden

Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Scouting Mgr. Bekkersgroep verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

Bijhouden ledenadministratie;
Innen contributie;
Informeren over aankomende activiteiten;
Direct contact tussen (kader)leden en ouders;
Indien van nood direct contact op kunnen nemen met noodinstanties.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijfformulier waarin toestemming wordt gegeven voor het verwerken van de persoonsgegevens;
Het is noodzakelijk voor het lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Scouting Mgr. Bekkersgroep de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Namen (Achternaam, voorletters, voornaam);
Geboortedatum;
Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats);
(Mobiel) Telefoonnummer;
E-mailadres;
Medische gegevens, waaronder te verstaan:
- Nationaliteit;
- Verzekering;
- Allergieën;
- Dieet;
- Medicijngebruik;
- Zwemdiploma’s;
- Inentingen;
- Contactgegevens huisarts;
- Contactpersoon in geval van nood.

Uw persoonsgegevens worden door Scouting Mgr. Bekkersgroep opgeslagen en verwerkt, hieronder is beschreven waar en door wie:

Inschrijfformulieren: Ieder Lid dient zich in te schrijven door middel van een inschrijfformulier, met bijbehorend medisch dossier (voor jeugdleden). De gegevens worden verwerkt in SOL en in de ledenlijsten en het formulier wordt daarna vernietigd.
Ledenlijsten: Iedere speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens, e-mailadressen en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de leiding ouders van de jeugdleden bereiken. Dit kan door middel van telefoon, e-mail, sms of WhatsApp. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een OneDrive, Dropbox en fysieke map op een afgesloten locatie bewaard. Door het gebruik van WhatsApp worden de telefoonnummers met die applicatie gedeeld. De ledenlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Medische Dossiers: Ieder speltak heeft beschikking over een fysieke en digitale kopie van de medische gegevens opgenomen in een medisch dossier. In geval van nood kan de leiding deze raadplegen. Dit medische dossier is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en wordt in een OneDrive, Dropbox en in een fysieke map op een afgesloten locatie bewaard.
Online media: De webmaster heeft beschikking over een digitale kopie van namen en e-mailadressen en gebruikt deze voor het instellen van de verzendlijsten.
Vrijwilligerslijst: De activiteitencommissie heeft de beschikking over een lijst met namen, e-mailadressen en telefoonnummers van (oud-)leden en ouders. In het geval van een activiteit kan de commissie contact opnemen voor het meehelpen met een activiteit.
Financiële gegevens: De penningmeester heeft jaarlijks toegang tot de ledenlijsten en zal deze gebruiken voor het innen van de contributie. Na het innen zal de lijst vernietigd worden. Bankgegevens zijn alleen op bankafschrift bij de penningmeesters bekend.
Jubilarissenlijst: Voor het bijhouden van de jubilarissen wordt er een lijst met namen en inschrijfdatums bijgehouden. Deze wordt opgeslagen in een OneDrive of Dropbox map.
Oud-ledenlijst: Na het uitschrijven van een Lid zullen de volgende gegevens opgenomen worden in de Oud-ledenlijst: Namen, telefoonnummers, e-mailadressen. Deze gegevens worden bijgehouden om bij een eventuele reünie contact te kunnen opnemen met oud-leden.

Uw persoonsgegevens worden door Scouting Mgr. Bekkersgroep opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van het lidmaatschap;
In de financiële administratie voor 7 jaar;
Gedurende het bestaan van de vereniging: Naam, telefoonnummer en e-mailadres.

Verstrekking aan derden

Doordat het gebruik van de e-maillijsten worden namen en e-mailadressen gedeeld met Microsoft. Door het gebruik van WhatsApp wordt het telefoonnummer gedeeld met deze dienst. Documenten worden opgeslagen op Dropbox en Microsoft OneDrive. Al deze diensten maken gebruik van een beveiligde database.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Scouting Mgr. Bekkersgroep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Scouting Mgr. Bekkersgroep van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten betreffende uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Fotobeleid

Bij inschrijving hebt u de mogelijkheid ermee akkoord te gaan, dat er foto’s worden gemaakt en heeft u aangegeven geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van deze foto’s voor archief, publiciteit voor en publicaties van Scouting Mgr. Bekkersgroep en voor plaatsing op onze website, Instagram en Facebookpagina. U kunt uw toestemming te allen tijde weer intrekken geef dit dan even aan de leiding.

Scouting Mgr. Bekkersgroep is niet verantwoordelijk voor foto’s gemaakt door derden tijdens een activiteit van Scouting Mgr. Bekkersgroep of een activiteit waar Scouting Mgr. Bekkersgroep aan deelneemt. Mocht u toch bezwaar hebben tegen het maken van en/of gebruik van foto’s, neem dan contact op met een van onze vrijwilligers.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Scouting Mgr. Bekkersgroep
Europalaan 5
5691 EL Son
info[at]mgrbekkersgroep.nl

Versie: Augustus 2018